Ambtelijk secretaris voor ondernemingsraden

Een terugkerend fenomeen zijn de OR-verkiezingen. Veel van zijn opdrachten starten met het opzetten van een nieuwe OR, of het weer op de rails zetten van een OR. De OR-leden en het DB hebben vaak niet de ervaring, niet de routine noch de tijd om verkiezingen op te pakken. Sytze levert ‘turn-key’:

• Ervaring met elektronische verkiezingen via het platform Inkesta. Ervaring met verkiezingscommissie en verslaglegging.
• Een draaiboek wat wanneer dient te gebeuren met een doorlooptijd van 10 weken (of meer indien gewenst).
• Discussiestukken om de OR te laten discussiëren over wel of niet geoormerkte zetels, wel of niet getrapt aftreden, wel of niet een beperking van het aantal uit te brengen stemmen.
• Sjablonen voor e-mails en schermen van het verkiezingsplatform, kandidaatstelling, machtigingen en ‘smoelenboek’.
• Een sjabloon voor het register van aftreden, al dan niet tegelijkertijd of getrapt (half-om-half). Het met terugwerkende kracht bepalen van zittingstermijnen is daarmee eenvoudiger.
  Vanwege de publicatieplicht van de OR heeft hij uiteraard een sjabloon hoe op intranet de verkiezingsuitslagen, de zittingstermijnen, de OR-leden en hun rollen inzichtelijk te maken. Dit is met name gewenst als er vaker mutaties zijn.
• Een draaiboek voor de promotiecampagne op intranet met een editorial calendar. Presentaties ‘wat doet de OR’ ten behoeve van town meetings (live of online). Het meest succesvolle resultaat was 2,5 keer zoveel kandidaten als zetels en 80% opkomst.
• Een sjabloon voor communiceren van de verkiezingsuitslag inclusief afspraken naar bestuurder, HR, ICT en OR-leden.
• Een draaiboek voor te nemen acties voor nieuwe leden. Naar wens is een geheimhoudingsverklaring voor de OR-leden mogelijk.
• Uiteraard heeft Sytze ervaring met het herzien van het OR-reglement.

OR-leden hebben vaak beperkte tijd voor hun OR werk. Dat kan vooral knellen bij meer complexe dossiers.

• Sytze schrijft altijd een discussiepaper met zijn observaties, vragen en te bepalen standpunten. Dit is zeer effectief voor de OR en efficiënt voor de OR-leden.
• Hij begeleidt de OR om te komen tot standpunten bij strategische vraagstukken en reorganisaties. Hij ziet meer in een kader stellende OR dan een controlerende OR. Veel OR-en hebben te wennen dat besluitvorming in fases plaatsvindt.
• Hij houdt voortgang van dossiers in de gaten met een vinger aan de pols bij de bestuurssecretaris en eventueel bij bedrijfsvoering/HR/Arbo.
• Met name op het gebied van Arbo missen OR-en kennis en ervaring. Sytze is ervaren op dit terrein en neemt sjablonen mee voor diverse onderwerpen binnen het onderwerp Arbo, zoals o.m. klachtenregeling en preventie. Hij heeft ervaring met het selectieproces van arbodiensten.
• Waar het de OR zelf aangaat zorgt Sytze dat de OR een gedragen platform is met input van de achterban en feiten in plaats van meningen.
• Sytze zijn stijl is coachend, bevragend, stimulerend, inclusief. Wat is werkelijk belangrijk? Waarnaar te kijken? Waarop te letten?
• Indien gewenst kan Sytze de OR trainen in een inclusieve manier van vergaderen.

Bij veel ondernemingsraden is de informatievoorziening goed geregeld. Maar niet overal. Het doel van Sytze is om vanuit het perspectief van medezeggenschap de bestuurder/bestuurssecretaris te ondersteunen in overzichten, afspraken en prioriteiten. Dit ondersteunt de bestuurder in zijn taak. Sytze brengt:

• Met de bestuurssecretaris afstemming om te komen tot een informatieprotocol. Hiervoor heeft hij sjablonen, zowel specifiek voor de ziekenhuis- en VVT-sector maar ook veralgemeniseerd. In een informatieprotocol staan de verplichte, gewenste en toegezegde rapportages, vanuit welke regelgeving of vroegere afspraken deze komen en de jaarplanning.
• Afstemming met de OR dat de rapportages inhoudelijk worden besproken.
• Structureren van de OR-netwerkschijf zodat DB en OR alles met een paar klikken kunnen vinden.
• Afspraken met de preventiemedewerker, arbodienst en vertrouwenspersonen over rapportages en toelichting.

Bij sommige organisaties is het een uitdaging om zicht te houden op de hoeveelheid lopende dossiers die raakvlakken hebben met de medezeggenschap; wat is de status, wat is de prioriteit, wanneer is de volgende stap. De volgende uitdaging is hoe dit in te passen in de agenda’s van de OV’s/Artikel 24. Met de bestuurssecretaris zorg ik voor overzicht:

• Een sjabloon statusoverzicht van dossiers waarin per dossier staat wat is gedaan en wat en wanneer de volgende actie is.
• Een sjabloon voor het agenda overleg (AO) waarmee met de bestuurder snel kan worden besloten wat (en wat niet), en op welke manier, een dossier op de overlegvergadering (OV) of ‘Artikel-24’ wordt geagendeerd.
• Ervaring met verschillende vormen van OV agenda’s waar efficiënt wordt vergaderd; waar zowel voldoende tijd voor inhoudelijke discussie is voor belangrijke onderwerpen alsook een proces voor de lopende zaken.
• Ervaring met invoering van een nieuw Artikel-24 format waarbij een goed gesprek met de RvC mogelijk is.
• Optioneel het inregelen met de bestuurder van informele OV (iOV), naast de reguliere OV’s.

Een OR denkt vaak in termen van een nieuwsbrief of highlights. Maar er is meer:

• Sytze helpt de OR met het wat en hoe te communiceren met de achterban.
• Op basis van een sjabloon helpt hij de OR te komen tot een editorial calendar waarmee inzichtelijk is wat wanneer wordt gepubliceerd en wie de content aanlevert. Uiteraard is een deel daarvan een overzicht wat de OR te publiceren heeft en wanneer.
• Sjablonen hoe advies- en instemmingstrajecten te publiceren, hoe agenda’s, verslagen, OR-reglement, convenanten en jaarverslagen te publiceren.
  Sytze heeft ervaring hoe de OR-intranet pagina’s te structuren zodat de informatie toegankelijk is, inclusief SharePoint.
• Met de bestuurssecretaris stem ik de openbaarheid van stukken af.
• Sjablonen om een OR-jaarverslag te publiceren. Inclusief afstemming met de bestuurssecretaris t.b.v. het jaarverslag van de organisatie.
• Ervaring met vloggen; content, editing en opslag voor streaming. Een instructie hoe dit te doen.

Een goed functionerende OR is belangrijk voor de bestuurder en de onderneming, maar ook voor de individuele OR-leden.

• Sytze begeleidt het DB met teamontwikkeling en ‘managen’ van team aangelegenheden en motivatie.
• Hij helpt de voorzitter/het DB in zijn kracht en positie te komen.
• Samen met het DB worden de ontwikkelpunten van ieder in kaart gebracht.
• Hij helpt het DB en OR met het wat en hoe met de bestuurder te spreken; om effectief te communiceren in hoofdzaken en prioriteiten. Met het DB zorgt hij voor notities waar de bestuurder de essentie van een boodschap krijgt. Voor meer operationele zaken wordt de bestuurder ontlast.
• Bij de onboarding van nieuwe leden neemt Sytze de leden mee door de taken en positie van de OR aan de hand van door hem ontwikkelde presentaties.
• Samen met het DB en bestuurder stelt hij een scholingsprogramma op. Eventueel helpt hij de OR te komen tot een zelfdiagnose.
• Sytze helpt de OR indien gewenst om te komen naar waar de OR nadruk op wil leggen voor de komende periode.
• Indien gewenst begeleidt hij werkgroepen en/of leden on the job.

Sytze heeft ervaring met het opstellen en inbedden van: OR-reglementen, bijzondere ondernemingsraden, faciliteitenregelingen inclusief onderbouwing en met ondernemingsovereenkomsten. Soms is het goed om vanuit governance en de afspraken met de OR te kijken naar de reglementen RvB en RvC; ook dan ondersteunt Sytze.

De rol van Sytze is tijdelijk. Om te zorgen voor continuïteit brengt Sytze het volgende mee:

• Ervaring in het werven van een vaste ambtelijk secretaris, incl. functiebeschrijving, -waardering en een sjabloon voor berekening van benodigde uren.
• Ervaring in het efficiënt inwerken van een nieuwe ambtelijk secretaris.
• Overdrachtsdocumenten ten behoeve van de ambtelijk secretaris voor: werkwijze in de OR en met het bestuur inclusief de afspraken en tools; autorisaties van OR- en bestuursleden; hoe stukken voor te bereiden, alles rondom verkiezingen, aftreedregisters, oormerken en afwerking na de verkiezingen inclusief actielijst t.b.v. nieuwe leden; inrichting van iBabs; belangrijke hyperlinks, de communicatie vanuit de OR en als laatste lopende zaken.